Esimesed 5 kliendiüritusega korraldamisega seotud punkti on eelmises peatükis läbi käidud. Nüüd vaatame järgmiseid.

6. Kliendiürituse eelarve planeerimine.
Ruumide rent, programm, toitlustamine, tänukingitused, dekoratsioonid (sh lilleseaded), teenindamine (sh õhtujuht), tehnilised vahendid, transport, lisateenused. Ning ära unusta eriveiad makse (nt erisoodustusmaks või tulumaks kingituste, auhindade või toitlustuse puhul). Kindlasti võib Su ürituse eelarvereale lisanduda veel palju erinevaid kulusid, seega mõtle kogu üritus samm-sammult läbi ja vaata, milliseid kulusid võib kaasneda.

Tüüpviga: Eelarve tehakse liiga väike, kuna lisakulusid on rohkem kui arvatakse. Jäta alati 10-15% ülsummast reservi.

7. Toitlustamine.
Menüü valiku puhul saavad määravaks eelkõige kaks tegurit: ürituse laad ning kellaaeg. Metsamatka puhul ei peaks lõunasöök olema 5-tärni vääriline gurmee-elamus. Kuid lõuna ajal toimuva ürituse puhul võiks klientidele veinikõrvaseks pakkuda vähemalt mõne suupiste. Sa võiksid arvestada ka sellega, et seltskonnas võib olla taimetoitlasi või on vaja ka mittealkohoolseid jooke neile, kes tulevad autoga. Selge, et näljane klient ei ole just kõige positiivsemalt meelestatud. Kui palkad appi asjatundliku toitlustusfirma, siis kuula nende soovitusi.

Tüüpviga: ei arvestata menüü sobivust ürituse liigiga ja sihtgrupiga. Näiteks: odav vein võib olla küll rahakotisõbralik, kuid kui seltskonnas on palju asjatundjaid, jätab see Sinust kooneri mulje.

8. 7 minuti reegel ja õnneliku lõpu reegel.
Väidetakse, et et esimesed 7 minutit üritusest (alates saabumisest) määravad ära, kuidas kliendid Sinu ürituse sõnumi vastu võtavad. On ju selge, et inimesed saabuvad Sinu üritusele olles vähemalt veidi elevil (paadunud üritustel käijaid on muidugi ka) – tihti uus koht, võõrad inimesed. Tee neile üritusele saabumine mugavaks! Ulata neile klaas tervitusjoogiga (inimesed tunnevad end oluliselt kindlamalt, kui neil on millestki kinni hoida) või paku kohvi, ürituse kava vms (kahjuks küll müügikataloogid mõistetavalt sellises olukorras ei tööta).
Psühholoogid väidavad, et me hindame saadud kogemust peamiselt kahe parameetri järgi: milline see kogemus oli oma tipphetkel (kui halb või hea) ning milline see kogemus oli hetkel, kui see lõppes. Seega annavad inimesed Sinu üritusele hinnangu nii selle tipphetke kui ka lõpuhetke tugevuse järgi. Kas Sa oled mõelnud, miks on ilutulestik enamasti ürituse lõpus? Või miks jagatakse lahkumiskingitusi? (Tugevad positiivsed emotsioonid).

Tüüpviga: ettevõtte oma töötajad moodustavad üritusel omaette grupi ning ei hoolitse sisenevate külastajate, nende nö „sisseelamise“ või üksteisele tutvustamise eest. Nii võib üritustel tihti näha kliente, kes üksikult seina ääres seisavad ja kellest peokorraldaja ei hooli.

9. 20-minuti reegel.
Kui tegemist on püstijalu toimuva vastuvõtuga, siis ei tohiks Sinu esitlus (ega ka muu programmi osa) kesta kauem kui 20 minutit (nii kõned kui presentatsioon kokku). Inimesed ei jaksa seista, tähelepanu hajub (eriti tagumistes ridades). Seega ära väsita oma külalisi liiga pika programmiga.

Tüüpviga: korraldajad on liiga suures vaimustuses oma uhiuuest tootest või teenusest, nii et kogu üritus muutub sulaselgeks reklaamiks ning tüütavaks presentatsiooniks ning kliendid väsivad ära.

10. Ürituse kokkuvõte ja tagasiside.
Kas eesmärgid täideti? Kui palju kutsututest kohale tuli? Kas ajakava pidas paika? Kas ruumi, sööki ja jooki oli piisavalt? Mis läks valesti? Mida võiks järgmisel korral teisiti teha? Täna osalejaid! Täna neid, kes kaasa õnestumisele kaasa aitasid ja ka põhikorraldajaid – nii teenindajaid kui oma töötajaid.

Tüüpviga: ei vaevuta korraldajaid ja koostööpartnereid tänama.

Õnnestunud kliendiürituse korraldamine ei ole raketiteadus, kuid nõuab palju aega ja korralikku planeerimist. Seega alusta varakult – jäta selleks endale aega 3-4 kuud (eriti juhul, kui Sul puuduvad kogemused). Sa pead olema valmis ka ootamatusteks! Mida teha juhul, kui kohale tuleb palju registreerimata külalisi (näiteks lausa sadakond)? Või kui mõned külalised vaatavad liiga sügavalt veiniklaasi põhja? Kohe liiga sügavale? Aga mida teha siis, kui mõni kohaletulnutest on,  eee…, mõnevõrra antisanitaarses olukorras? Või üks külaline ei soovi peale ürituse lõppu lahkuda ja räägib iseendaga kõval häälel tarka juttu? Kui toitlustuteenust pakkuvate kelnerite kõnnak on silmnähtavalt ebakindel (ning põhjus on lõhnast tunda)? Või tabab üht külalist tõsisem terviserike? Mida teha külmetavate külalistega siis (tegemist väliüritusega), kui ilmajaama prognoositud +15-18 kraadi asemel on sooja vaid +6 ja planeeritud kuum supp hilineb vähemalt tund aega (sest supikatel läks katki)?  Või läheb katki dataprojektor (või suvaline esitluse jaoks oluline tehniline seade)? Või on turismitalus elektrikatkestus? Või hakkavad turismitalus toimuva seminari ajal aia taga järsku … paarituma hobused?  Kõik eelpool kirjeldatud seigad on pärit minu enda nö kliendiürituste ootamatuste varasalvest. Loo moraal: planeeri korralikult, aga ole valmis reageerima igasugustele ootamatustele!

Kui aga tunned, et vajad appi üritusturundusfirmat, siis alusta sellest, et paned nende jaoks kirja korraliku lähteülesande: mida, kellele, millal, kus, miks ja kui palju.

Kas Sul on mõne kliendiürituse korraldamisel juhtunud midagi ootamatut? Pane see siia alla kommentaaridesse kirja!

Kirjutas Kristel Tammemäe

Kui meeldis, siis jaga seda postitust sõbraga!

 

Jälgi meid ka:

Kommenteeri