24. august -

Kliendiürituste korraldamisest, 1. osa

Seekord 2 peatükki kliendiürituste korraldamisest. Kuigi paljud arvavad, et mis ühe kliendiürituse korraldamine siis ka ära ei ole – viskad kutsed posti, tellid toitlustaja, palkad mõned esinejad ja ongi asi ants, siis tegelikult garanteerib selline lähenemine vaid kindla fopaa. Tõeliselt hea kliendiüritus eeldab palju tööd, aega ja tahtmist selle õnnestumisele pühenduda.

Eelmisel aastal saadeti mulle selline e-kiri. Kuna see ilmestab üsna hästi paljude väikefirmade ettekujutust kliendiürituse korraldamise kohta (seda saab teha kiiresti, umbkaudu ja läbi mõtlemata), siis toon selle siinkohal halva näitena ära. Eestis tegutseb mitmeid tõeliselt professionaalseid üritusturundusfirmasid, kelle käest saab ürituste korraldamise teenust tellida (kahjuks on oluliselt rohkem ka niisama sahkerdajaid). Kuid siin on soovitused neile, kes mingil põhjusel ei saa või ei soovi üritusturundusfirmat kasutada ja tahavad oma jõududega hakkama saada.

Tere!
Sooviksime Teie käest hinnapakkumist ühe kliendiürituse korraldamise jaoks. Järgmisel kuul tahame teha üritust umbes 35le osalejale. Kui palju läheks see maksma – toitlustamine, koha rent, programm ja korralduskulu?  Kas te võiksite välja pakkuda nii odavama kui kallima variandi? Kahjuks on pakkumise saamisega meil kiire – hea oleks saada see nädala lõpuks. (Kommentaar: kiri saadeti mulle kolmapäeva õhtul).

Kurb, aga tõsi. Kõlab nagu vene muinasjutus – „Mine sinna – ei tea kuhu, too seda – ei tea mida!“

4 esmast küsimust ürituse planeerijale.

1. Mis on ürituse eesmärk, selle sõnum ja idee? Ära unusta, et ürituse eesmärk dikteerib sisu. Kas on tegemist uue toote tutvustamisega? Mõne sündmuse tähistamisega? Koostöösuhte tugevdamisega? On see sponsorüritus? Seminar? Müügiedendus? Mis peaks osalejate suhtumises Sinu firmasse muutuma? Millise emotsiooni ja milliste teadmistega peaksid nad ürituselt lahkuma?

2. Kes on sihtrühm? Kõik kliendid? VIP kliendid? Tooterühma kliendid? Koostööpartnerid? Kas kutsutud on koos kaaslasega? Eelkõige ürituse ideest, kuid ka sihtrühmast, sõltub ürituse toimumispaik ja programm. Ära kutsu külalisi „igaks juhuks“. Kui sõnum ei ole nende jaoks, siis tunnevad nad end halvasti ja lahkuvad negatiivsete emotsioonidega.

3. Ürituse toimumise aeg ja ürituse pikkus. Päeval või õhtul? Kestab see 1-2 tundi või terve päev? Kas inimesed saavad tööpäeva kestel tulla? Kui üritusele on kutsutud ka ajakirjanikud, siis kas see kajastus jõuab järgmisesse väljaandesse? Kontrollida tuleb, et samal ajal ei toimuks mõnda muud suuremat või konkureerivat üritust.

4. Orienteeruv ürituse eelarve? Mõnikord võivad soovid olla suured, kuid rahakott ei võimalda kõiki plaane ellu viia. Kuid arvesta sellega, et Su üritus peab müüma elamust ja paremat suhtumist Sinu firmasse. Seega tasub hästi läbi mõelda, milliste üritusega seotud asjade peale saad rohkem raha kulutada ja mille arvelt on mõnevõrra võimalik kokku hoida. Täpsemalt sõltuvad need aga nii ürituse eesmärgist, sihtgrupist kui toimumise ajast.

 

Kui nendele küsimustele oled juba mõelnud, siis siin on 10 järgmist ülesannet. Selles postituses on vaatame esimest viit olulist punkti.

1. Tee täpne tööplaan ja määra vastutajad!

Kõik (ja ma mõtlen tõesti, et kõik) vajaminevad asjad ja toimetused pane paberile kirja! Kui organiseerid üritust kolleegidega koos, siis lisa ka vastutaja nimi. Kes registreerib osalejad? Kes toob kohale rannapallid ja auhinnad? Kes hoolitseb dataprojektori eest? Aga nimesildid? Viltpliiatsid? Tõmbab masti firma lipu? Kes tassib 10 kasti õlut peoplatsile? Või teeb fotosid?

Tüüpviga: ei panda kirja, kes mille eest vastutab ja milliseks kuupäevaks peavad asjad tehtud olema. Mälu on aga petlik. Tee igast nimekirjast vajalikul arvul koopiaid ja jaga kõikidele üritusega soetud inimestele.

2. Vaata oma ürituse programmi kliendi silmade läbi!

Käi kogu üritus vaimusilmas läbi. Kujutle, et oled üritusele saabuv klient. Kuidas koha üles leiad? Kuhu parkida? Kes külalised vastu võtab? Kuhu saab mantli panna? On see turvaline (et taskust auto- ja korterivõtmed kaduma ei läheks)? Kuhu panna märjad vihmavarjud? Kas tualettruum on kergesti leitav?  Mida klient ruumi sisse astudes teeb? Aga kui tal on lilled kaasas? Kas muusika mängib?  Kas ekraan on õgel kõrgusel? Mida teha, kui ruum läheb  umbseks? Jne, jne.

Tüüpviga: paljud asjad, mis on korraldajatele selged ja iseenesest mõistetavad, ei pruugi seda olla kliendi jaoks.

3. Kutsete saatmine.

Millised kutsed sobivad Sinu ürituse ideega? Kas need peavad olema traditsioonilised/ametlikud või üllatavad ja meeldejäävad? Paljude ürituste puhul võib kutse olla vägagi loominguline – merel toimuva jahisõidu puhul näiteks tõrvatud köiega seotud „aardekaart“, vabaõhuürituse puhul vihmakeep, mille pakendi sees on ka kutse jne. Selleks, et saaksid arvestada osalejate arvuga, on hea lisada ka märge, et osalemisest tuleks kindlaks kuupäevaks teada anda. VIP klientidele võid näiteks ka ise helistada ja nende osalemise kohta järele pärida.

Tüüpviga: kutsed saadetakse laiali liiga hilja. Kutsed peaksid käes olema vähemalt kaks nädalat enne toimumisaega, mõnikord isegi varem. Võid kaaluda ka seda, et paar päeva enne RSVP tähtaega saadad e-postiga toreda meeldetuletuse.

4. Kutsutavate arv.

Õige sihtgrupp ja osalejate arv annab vähemalt pool panust ürituse eesmärkide täitmiseks. Kas ruumi suurus on sobiv? Kas suudate (või koos kollegidega) paar sõna vahetada iga osalejaga?  Arvesta, et alati jääb keegi registreerunutest tulemata, kuid tavaliselt ilmub ka kohale keegi ilma registreerimata. Seega varu toitu ja jooki veidi rohkem (ära unusta, et ka korraldajad ise tahavad süüa).

Tüüpviga: loodetakse asjata suurt osalejate arvu.Tavalise kliendiürituse puhul on nö harju keskmine osalemisprotsent 25, st kohale tuleb iga neljas kutsutu. Väga heade kliendisuhete puhul, hästi tabatud sihtgrupi  või prestiižse ürituse puhul võib see loomulikult olla palju kõrgem (au ja kiitus sellisel puhul). Kuid nigela kliendisuhte, viletsa ja segase kutse puhul ka ainult  5%.

5. Oma töötajate osalemine.

Oma töötajad võivad ürituse õnnestumisse anda üliolulise osa. Nende roll võiks olla suhtlemine klientidega (müügimeeskond ja klienditeenindajad tunnevad tihti paljusid kliente nime- ja nägupidi), uute kontaktide loomine, selgituste jagamine jne. Tihti juhtub see, et üritus ise on tore ja hea, kuid kui kliendid lahkuvad, pole uksel kedagi neid ära saatmas ja üritusele tulemise eest tänamas. Anna oma töötajatele võimalus klientidega suhelda, kuid tee vajalik eeltöö.

Tüüpviga: oma töötajad hoitakse üritusest eemale või ei selgitata neile kogu ürituse olemust, eesmärki ning nende ülesandeid ürituse jooksul. Tegelikult peaksid sama tegema ka juhul, kui Sul on abiks teenusepakkujad – toitlustajad, õhtujuht, esinejad.Valmista neile kõigi jaoks vähemalt üks A4 formaadis leht,kus on kirjas eesmärgid, sihtgrupi iseloomustus, täpne programm ja ajakava ning peakorraldaja telefoninumber.

Järgmises postituses vaatame 5 järgmist ülesannet:

eelarve planeerimist, toitlustamisega seonduvat, 7-minuti ja õnneliku lõpu reeglit, 20-minuti reeglit ning kokkvõtte tegemist.

Kirjutas Kristel Tammemäe

Kui meeldis, siis jaga seda postitust sõbraga!

---

Jälgi meid ka:

---

Kommenteeri

Nimi		E-post
Kommentaar
Kommenteeri